システム開発とは、お客様の抱える問題・課題を解決するツールです。
日々のルーティン手間の削減、ヒューマンエラーの防止、コストダウン、接客や顧客サービスの向上など、従来のアナログな管理からデジタルでの管理をする事が目的になります。
良くある例ですと「顧客管理」「在庫管理」「経営分析」「営業管理」「人事・給与管理」「配送ルート管理」「 Webシステムでのサービス展開」など様々な事がシステム化の要望がございます。
■システム化をすることで何が変わるのか？ （日常業務効率化の場合）
＜メリット＞
- 正確かつ迅速な処理
- 社内情報の一元管理
- 簡易的な人的ミスの削減
- 各種データの集約、分析によるマーケティング
- 情報伝達の簡素化と共有化
＜デメリット＞
- システム管理者を置く必要が可能性
- システム変更の移行時に、現場の混乱が発生する可能性
- 操作方法が分からない等、逆に作業時間が増える可能性
- システムの故障、エラーの際にダウンタイムが発生
- データ紛失、データ漏えいのリスク
■システム開発のトラブルランキング （※当社調べ）
- 1位：追加開発によるトラブル
- 2位：パッケージ導入トラブル
- 3位：データ移行に関するトラブル
- その他：納期遅れ・予算超過・品質不満足・バグ、エラーの発生頻度問題
■実際にシステムを導入する際に失敗しないためのポイント
＜失敗例＞
×システム導入して活用せずに終わってしまった。
＜起きる要因＞
主に事前準備不足なケースが多いです。
システム導入の目的が定まっていない、導入計画を立てていなかった、システム開発会社とコミュニケーション不足のまま依頼を進めてしまった。
＜改善方法とポイント＞
システム化を検討する際に、まず社内の業務内容を細分化する必要があります。
「どの部分をどのように変更したいか？」という目的を明確にすることが第一歩となります。
より良いシステムを開発するには予想より時間が掛かります。
いつまでにシステム化するのか納期を決め、逆算して仕様確認や検収期間（仮導入しての試用期間）の時間を十分に作れるよう計画的な依頼をすることが重要です。
上記を怠ると、納期優先をする為に
- 再度仕様変更をする時間が無い
- 試験運用が十分に行えず導入後に使い難い部分が見つかった
- こんな機能もあれば良かった
などの要因が改善できなくなります。
運用を開始してから再度修正・変更をする場合は想定以上の追加費用が掛かる＋システムの移行時に予期せぬトラブルに繋がりやすくなります。
また、場合によっては運用からシステム導入時のデータ入力も再度行う必要があり、2度手間となりリスクしか増えません。
以上のことから発注者側の意向と制作者側の意向の相違点が無いか等、分からない部分はしっかり確認し、コミュニケーションを密にとりながら開発を依頼することが一番大切です。
＜失敗例＞
×コストパフォーマンスに見合ったシステムになっていない
＜起きる要因＞
社内にシステムに詳しい担当者がいなかった為、社内側で開発の管理が出来ていなかった、見積内容や開発条件などの事前の取り決めが曖昧になってしまった、システム開発会社のスキルが足りなかった、パッケージシステムで間に合う内容だった、開発完了した時には時代遅れのシステムになってしまっていた。
＜改善方法とポイント＞
社内側でもシステム開発のプロジェクトを管理する事が重要です。
システム開発には長期的な計画を要する必要となるケースがあります。
社内側のとりまとめも重要ですので可能であればシステムに詳しい担当者を選任出来ればベストです。
そうでない場合は取り決めの時点でシステム開発業者への開発依頼方法を覚える事が必要です。
システム開発には様々な方式があり目先の目的と最終的な目的が明確な場合は特に、どこから追加費用が発生するのかを確認しながら予算内で妥協しないように、システム開発会社に要望を伝え実現していく方法をお勧め致します。
＜失敗例＞
×システム化への変化に従業員が対応できなかった
＜起きる要因＞
従来のやり方になれておりシステム化への変化が馴染めない。
仕事が増えるのではないか？という不安。
本来の目的外の項目も同時にシステム化してしまいシステム内容が煩雑になってしまい逆に業務効率が悪化してしまった。
＜改善方法とポイント＞
仕様打ち合わせの際には該当部署の人間を立ち会わせ、社内間でも部署間のコミュニケーションを取り、業務効率化のポイントを抑えることが重要です。
システム化になれていない企業様は特にシステム化の目的部分を軸として第一優先で開発することをお勧め致します。
他に導入後に現場が慣れたタイミングで次のシステムを導入していくなど徐々に追加していく方法が混乱を避けることに繋がりますのでお勧め致します。
デジタルに不慣れな方も含め、社内でシステム運用マニュアルやルールを明確にしておくと尚良いです。
■弊社のスタンス
弊社の得意とするシステム開発は上記デメリットを極力減らすよう、お客様のご要望・ご意見をいかにシステム制作時に反映できるかが、重要と捉えております。
その為、お客様との密なお打ち合わせや仕様確認をないがしろにせず時間の許す限り確認を行いながら、お客様の意向と弊社システムのミスマッチを減らします。
また、永くご活用頂ける様に誰でも簡単に使い易く、環境変化に合わせてアップデートが行える仕様を目指します。
＜デメリット＞
- システム管理者を置く必要が可能性
- システム変更の移行時に、現場の混乱が発生する可能性
- 操作方法が分からない等、逆に作業時間が増える可能性
- システムの故障、エラーの際にダウンタイムが発生
- データ紛失、データ漏えいのリスク
■システム開発のトラブルランキング （※当社調べ）
- 1位：追加開発によるトラブル
- 2位：パッケージ導入トラブル
- 3位：データ移行に関するトラブル
- その他：納期遅れ・予算超過・品質不満足・バグ、エラーの発生頻度問題
■実際にシステムを導入する際に失敗しないためのポイント
＜失敗例＞
×システム導入して活用せずに終わってしまった。
＜起きる要因＞
主に事前準備不足なケースが多いです。
システム導入の目的が定まっていない、導入計画を立てていなかった、システム開発会社とコミュニケーション不足のまま依頼を進めてしまった。
＜改善方法とポイント＞
システム化を検討する際に、まず社内の業務内容を細分化する必要があります。
「どの部分をどのように変更したいか？」という目的を明確にすることが第一歩となります。
より良いシステムを開発するには予想より時間が掛かります。
いつまでにシステム化するのか納期を決め、逆算して仕様確認や検収期間（仮導入しての試用期間）の時間を十分に作れるよう計画的な依頼をすることが重要です。
上記を怠ると、納期優先をする為に
- 再度仕様変更をする時間が無い
- 試験運用が十分に行えず導入後に使い難い部分が見つかった
- こんな機能もあれば良かった
などの要因が改善できなくなります。
運用を開始してから再度修正・変更をする場合は想定以上の追加費用が掛かる＋システムの移行時に予期せぬトラブルに繋がりやすくなります。
また、場合によっては運用からシステム導入時のデータ入力も再度行う必要があり、2度手間となりリスクしか増えません。
以上のことから発注者側の意向と制作者側の意向の相違点が無いか等、分からない部分はしっかり確認し、コミュニケーションを密にとりながら開発を依頼することが一番大切です。
＜失敗例＞
×コストパフォーマンスに見合ったシステムになっていない
＜起きる要因＞
社内にシステムに詳しい担当者がいなかった為、社内側で開発の管理が出来ていなかった、見積内容や開発条件などの事前の取り決めが曖昧になってしまった、システム開発会社のスキルが足りなかった、パッケージシステムで間に合う内容だった、開発完了した時には時代遅れのシステムになってしまっていた。
＜改善方法とポイント＞
社内側でもシステム開発のプロジェクトを管理する事が重要です。
システム開発には長期的な計画を要する必要となるケースがあります。
社内側のとりまとめも重要ですので可能であればシステムに詳しい担当者を選任出来ればベストです。
そうでない場合は取り決めの時点でシステム開発業者への開発依頼方法を覚える事が必要です。
システム開発には様々な方式があり目先の目的と最終的な目的が明確な場合は特に、どこから追加費用が発生するのかを確認しながら予算内で妥協しないように、システム開発会社に要望を伝え実現していく方法をお勧め致します。
＜失敗例＞
×システム化への変化に従業員が対応できなかった
＜起きる要因＞
従来のやり方になれておりシステム化への変化が馴染めない。
仕事が増えるのではないか？という不安。
本来の目的外の項目も同時にシステム化してしまいシステム内容が煩雑になってしまい逆に業務効率が悪化してしまった。
＜改善方法とポイント＞
仕様打ち合わせの際には該当部署の人間を立ち会わせ、社内間でも部署間のコミュニケーションを取り、業務効率化のポイントを抑えることが重要です。
システム化になれていない企業様は特にシステム化の目的部分を軸として第一優先で開発することをお勧め致します。
他に導入後に現場が慣れたタイミングで次のシステムを導入していくなど徐々に追加していく方法が混乱を避けることに繋がりますのでお勧め致します。
デジタルに不慣れな方も含め、社内でシステム運用マニュアルやルールを明確にしておくと尚良いです。
■弊社のスタンス
弊社の得意とするシステム開発は上記デメリットを極力減らすよう、お客様のご要望・ご意見をいかにシステム制作時に反映できるかが、重要と捉えております。
その為、お客様との密なお打ち合わせや仕様確認をないがしろにせず時間の許す限り確認を行いながら、お客様の意向と弊社システムのミスマッチを減らします。
また、永くご活用頂ける様に誰でも簡単に使い易く、環境変化に合わせてアップデートが行える仕様を目指します。